Trong những dự án mình làm cho khách hàng, đây là một trong những dự án mình thích khoe nhất. Nó vừa là sự tự hào, vì được một tổ chức quốc tế tin tưởng “chọn mặt gửi vàng” cho một dự án ý nghĩa như vậy. Hơn nữa, bà Rosa Luxemburg còn là một nhân vật lịch sử vô cùng quan trọng, và được chính tổ chức mang tên bà mời làm dự án kỉ niệm 150 năm ngày sinh của bà thì còn gì tự hào và phấn khích hơn nữa? Tất nhiên, áp lực và thử thách cũng không nhỏ.
Mình viết lại để chia sẻ nó như một case study miễn phí cho mọi người tham khảo, đặc biệt là những bạn sinh viên và mới đi làm. Hy vọng giúp các bạn có thêm một góc nhìn, đặc biệt là tư duy quản lý dự án.
MỤC LỤC:
Thông tin cơ bản:
- Khách hàng: Rosa-Luxemburg-Stiftung Southeast Asia
- Thời gian yêu cầu: Cuối năm 2020
- Thời hạn hoàn thành: 3 tháng
- Hạng mục công việc:
- 01 Short animation
- 01 quyển sách minh họa: trọn gói từ viết, vẽ tới sản xuất
- Bộ tài nguyên phục vụ truyền thông: thiết kế quà tặng sự kiện, hình ảnh truyền thông
- Ghi chú khác: Cần hoàn thành gấp với sự giám sát và quy trình duyệt từ trụ sở chính ở Đức
YÊU CẦU:
Để chuẩn bị cho lễ kỷ niệm 150 năm ngày sinh của bà Rosa Luxemburg, tổ chức cần tìm một đơn vị triển khai các sản phẩm phục vụ cho sự kiện, từ tư vấn ý tưởng đến thực thi. Yêu cầu tổ chức có kinh nghiệm trong việc sản xuất các sản phẩm liên quan tới lịch sử.
Đơn vị thuê là văn phòng đại diện tổ chức ở Đông Nam Á đặt tại Hà Nội, nhưng sản phẩm phải vừa có thể phục vụ được sự kiện tại Hà Nội (Tiếng Việt) và các hoạt động quốc tế diễn ra đồng thời, đồng thời vẫn có thể sử dụng tiếp về sau.
BỐI CẢNH:
Chúng tôi nhận được đề bài trong bối cảnh cuối năm 2020, khi đang sản xuất cao điểm và rất nhiều công tác cần chuẩn bị để ra mắt tập phim “Bình Ngô Đại Chiến”. Thời hạn lại chỉ có 3 tháng, mà khối lượng công việc khổng lồ.
Đây là một cơ hội và mộ vinh dự lớn lao, nhưng tôi với tư cách là người sáng lập và điều hành, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm chính của dự án, tôi thấy mình và đồng đội phải vượt qua 3 cái khó lớn:
- Thời gian quá gấp:
- Cuối năm 2020 nhận đề bài, nhưng ngày kỉ niệm là 5/3/2021 không thể thay đổi. Khó khăn nhất là giai đoạn Tết Nguyên Đán, các xưởng in sẽ không thể hoạt động, sắp nghỉ Tết thì các bên cũng rất hạn chế nhận đơn sản xuất.
- Chúng tôi chỉ còn chưa đầy 3 tháng kể cả ngày nghỉ Tết để vừa pitching, vừa viết, vẽ, triển khai, thực thi, sản xuất, giao hàng. Chưa kể thời gian xét duyệt nhiều cấp.
- Đây vừa là thách thức, vừa là cơ hội, vì sẽ không có ai khác có thể nhảy vào cạnh tranh giành thầu. Ai cũng sẽ thấy rủi ro quá lớn, làm được là kỳ tích.
- Nhiều cấp giám sát và xét duyệt:
- Làm việc với tổ chức quốc tế vốn đã có quy trình bài bản, và dĩ nhiên sẽ tốn thời gian không ít. Nhưng vừa làm với văn phòng đại diện ở Việt Nam và trụ sở chính ở Đức thì lại càng khiến quy trình xét duyệt kéo dài hơn. Gây rủi ro cho tiến độ.
- Đuốc Mồi đang giai đoạn cao điểm:
- Trong lúc đó, dự án “Việt Sử Kiêu Hùng” của Đuốc Mồi đang trong giai đoạn cao điểm, vừa nơm nớp lo sợ Covid (lúc đó chưa giãn cách xã hội), vừa chuẩn bị hoàn thiện và công chiếu tập phim đầu tư lớn nhất từ trước đến giờ là “Bình Ngô Đại Chiến”.
- Mọi người đều phải tập trung ra mắt phim, nên nguồn lực rất mỏng.
Lúc đó mình quyết định “nhận kèo” không phải vì tham lam, mà hoàn cảnh khá là áp lực. Vì dự án Việt Sử Kiêu Hùng hoàn toàn không có lợi nhuận, nên phải kiếm “job ngoài” để có tiền cho các anh em chuẩn bị nghỉ Tết, và tập phim “Bình Ngô Đại Chiến” cũng có khả năng là tập phim cuối cùng của nhóm. Vậy nên, tình cảnh lúc đó gần như là “không thể không nhận”.
GIẢI PHÁP / KẾ HOẠCH:
Để đối phó với 3 vấn đề lớn đã nêu trên, trong thời gian rất ngắn mình đã phải nghĩ ra giải pháp, dù ẩn chứa rất nhiều rủi ro.
Thứ nhất, mình họp cùng với khách hàng để thống nhất một quy trình chuẩn chỉnh ngay từ đầu và đưa vào hợp đồng luôn. Nêu rõ thời hạn xét duyệt và số lần được feedback chỉnh sửa, nếu quá thời gian thì coi như tự động đã được duyệt và tiến hành bước tiếp theo.
Thứ hai, mình gửi kèm một timeline chính xác ngày nào sẽ gửi cái gì để khách duyệt (cũng đưa thẳng vào hợp đồng), theo từng hạng mục cụ thể và cực kỳ chi tiết. Có thể làm được như vậy là vì mình đã hiểu cực kỳ rõ các công đoạn của từng đầu việc, cũng như nắm chắc thời lượng có thể hoàn thành. Tất nhiên, nếu bất kỳ vấn đề gì khiến mình không đáp ứng được timeline đó thì rủi ro đền hợp đồng rất cao.
Thứ ba, (nhưng là việc cần làm trước hết) mình chi tiết từng việc một cách khoa học và cụ thể đến mức “bệnh hoạn”. Ví dụ sách có bao nhiêu trang, trang nào cần hình gì, trang nào cần bao nhiêu chữ, trang nào cần trang trí, trang nào cần thông tin. Liệt kê tất cả ra (và có thể giải thích được tại sao) để khi thực thi thì làm chính xác theo như vậy. Làm video animation cũng tương tự về thời lượng, text, voice, nhạc…
Để làm được bao nhiêu đó việc trong thời gian cực kỳ ngắn và áp lực lớn của cả team, mình chấp nhận đánh đổi bằng cường độ công việc cực kỳ cao (mà trong mấy phim tiên hiệp sẽ gọi tuyệt chiêu tối thượng đó là “đốt cháy thọ nguyên” để đạt được mục đích).
THỰC THI:
Không để team bị phân tâm, mình là người gần như phải tự gánh hết tất cả các phần khác, chỉ kéo thêm 2 người nữa vào là bạn art director và đạo diễn.
Với phần vẽ, mình cung cấp toàn bộ tài liệu, reference, và nêu rõ mỗi hình cần kích thước nào, mô tả hình ảnh là gì, mood & tone như thế nào, bối cảnh ra sao, cần điểm nhấn gì. Bạn vẽ xong bức nào mình sẽ review ngay bức đó để chốt liền.
Với phần video, để làm việc với đạo diễn thì mình cung cấp sẵn kịch bản, voice nháp, các nhịp nào cần hiện text, chỗ nào voice, chỗ nào nhạc… để bạn dựng nháp một video với sketch hình reference, để tiện làm việc với đơn vị làm âm thanh là EMVN – một đơn vị cộng tác thân quen và cực kỳ hiểu ý tụi mình.
Phần căng thẳng nhất là sách. Mình đã lập một kỷ lục là viết xong cuốn sách chỉ trong 6 ngày. Tất nhiên khi nghiên cứu dự án để đề xuất ý tưởng, mình đã có một tháng đọc tư liệu và làm việc với chuyên gia lịch sử nghiên cứu về nhân vật.
Sau 6 ngày đó, thì với mình câu chuyện “một đêm bạc đầu” không còn là chém gió nữa. Thật sự hầu hết những ngày đó mình đều ngủ rất ít, đầu óc căng thẳng liên tục, có nhắm mắt thì não vẫn giật tăng tăng. Luôn một mình ngồi cà phê 24h tới sáng cắm đầu viết.
Với những phần tự chủ được thì team mình cực kỳ tự tin, hoàn thành cực kỳ mượt, thường trước kỳ hạn và do đó việc xét duyệt với khách hàng cũng suôn sẻ hơn, càng lúc càng đạt được niềm tin của khách với tác phong chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh. Đặc biệt, khách toàn là người Đức, và để họ tin tưởng là chuyện không dễ. Hầu như hơn 90% trường hợp là họ chỉ khen mà không sửa gì, chỉ có vài góp ý bổ sung thêm mà tụi mình cũng sẵn lòng chiều theo.
Tuy nhiên, việc căng thẳng nhất chính là sản xuất sách giấy. Quy trình thông thường phải tốn 20 ngày để Nhà xuất bản đọc và phản hồi, sau đó mình sẽ phải sửa lại bản thảo, họ sẽ đọc lại và nếu phải sửa thì vòng lặp đó sẽ bất tận. Rồi qua phần in ấn, cũng tốn thêm 30 ngày nữa với quy trình thông thường. Rồi vận chuyển ra Hà Nội là tốn thêm 3-5 ngày nữa. Toàn là thời gian chết, sơ sơ là 2 tháng, mà toàn bộ dự án mình chỉ có khoảng 3 tháng để hoàn thành.
Đó là lúc mình phải “ngoại giao” bằng mọi âm mưu và thủ đoạn, từ năn nỉ tới thúc ép và đe dọa (chỉ là dọa đổi nhà cung cấp). Một cách thần kỳ, mình đã rút thời gian cấp phép xuống chỉ còn 1 tuần, thời gian in ấn xuống còn 10 ngày, và thời gian giao hàng tới Hà Nội còn 3 ngày. Chắc chắn, mình sẽ không muốn rơi vào tình trạng đó một lần nữa. Nhưng nhờ vậy mình biết năng lực “phút chót” của người Việt Nam thật sự đỉnh, không chỉ team mình mà cả các đối tác nữa.
KẾT QUẢ:
Kết quả là mặc dù dính dịp Tết Nguyên Đán, nhưng mình vẫn hoàn thành giao hết các hạng mục trước hạn, giúp khách hàng có thêm thời gian chuẩn bị tốt hơn cho sự kiện, có thêm tự tin cho các hạng mục truyền thông, quà tặng, khách mời, vân vân…
Đuốc Mồi cũng vinh dự được phép đăng tải các sản phẩm lên kênh để khoe và hỗ trợ truyền thông cho sự kiện (phần hỗ trợ truyền thông là vinh dự của tụi mình nên không tính phí).
Mình cũng được tặng một số sách làm kỉ niệm sau chương trình (hơi mất công gửi ra Hà Nội rồi họ lại gửi vào).
Quan trọng hơn, mình đã giúp kết nối tổ chức với Nhà xuất bản Phụ Nữ để hai bên có tiếp những hoạt động về sau. Bởi vì một trong những chủ đề quan trọng nhất của tổ chức Rosa Luxemburg Stiftung là quyền phụ nữ, thật sự quá hợp với Nhà xuất bản Phụ nữ Việt Nam. Đó là một “giá trị cộng thêm” mà mình luôn muốn mang tới cho khách hàng, không chỉ là một dự án, một sản phẩm, mà là một kết nối đồng hành lâu dài, mang lại lợi ích thêm cho các bên tham gia.
Về mặt cá nhân, kết quả có bao gồm cả “thành quả” và “hậu quả”. Thành quả là đã giúp team có thêm một phần hỗ trợ tài chính sau khi hoàn thành phim “Bình Ngô Đại Chiến”. Bởi vì toàn bộ tiền gây quỹ từ các phim của Việt Sử Kiêu Hùng đều phải phục vụ mục đích tiếp tục làm sản phẩm cho cộng đồng, không thể đem ra chia chác với nhau được. Vậy nên làm sản phẩm cho khách hàng là cách duy nhất để các thành viên team có hỗ trợ ngân sách (ngoài việc bình thường làm việc tập trung một nơi sẽ được bao ăn ở 24/7).
Còn phần hậu quả là áp lực từ nhiều phía dồn lại một lúc khiến mình “burned-out”, một trạng thái vấn đề tâm lý sắp chuyển sao cấp độ “disorder”. Mình thường xuyên rối loạn giấc ngủ, cảm giác suy kiệt tinh thần, và kiểu: “Bao lâu rồi thì mình không cười nữa nhỉ?” May mắn là sau khi kết thúc, Đuốc Mồi và Việt Sử Kiêu Hùng đã tách rời, và trên hành trình làm những việc khác mình đã hồi phục để trưởng thành và vững vàng hơn. Đó sẽ là một câu chuyện khác.
TỔNG KẾT:
Cơ hội sẽ chỉ đến cho những người có sự chuẩn bị.
Mình cực kỳ thấm thía câu nói trên, bởi vì nếu team mình không đủ cứng tay trong việc sản xuất video, hình ảnh, và mình không có sẵn kinh nghiệm sản xuất và tự xuất bản nhiều quyển sách trước đó, thì Đuốc Mồi không thể bắt lấy cơ hội trước một loạt thách thức lớn như vậy được.
Vậy nên mình luôn tin vào việc học liên tục, và học cách làm tốt nhất việc mình làm chứ không chỉ vừa đủ đáp ứng nhu cầu. Mình luôn vô cùng quý trọng những cơ hội được học như vậy (và mặt xấu của mình là khi không thể học thêm nữa, khi thấy bản thân mình bị “lạc hậu” với những công việc lặp đi lặp lại đều đặn thì mình sẽ “nhảy”).
Dù sao thì mãi đến gần cuối năm 2025 mình mới có cơ hội chia sẻ lại rất cả, rồi làm cả khóa học để chia sẻ lại cho mọi người cách tự xuất bản sách, nhưng không chỉ là cuốn sách mà là với tầm nhìn của cả một dự án.
Mình chắc chắn sẽ vô cùng hiếm có cơ hội để có ai hội tụ ngần ấy kinh nghiệm và kiến thức mà vẫn rảnh rang để chia sẻ một khóa học như vậy. Và mình cũng sẽ chỉ có thời gian để mở lớp một lần duy nhất. Cơ hội đến rồi, bạn có nắm bắt không?
Khóa học “Tự xuất bản sách”
Khóa học “Tự xuất bản sách” đúng như tên gọi, giúp học viên hiểu rõ toàn bộ quy trình để tự mình xuất bản một quyển sách, từ khâu ý tưởng, nội dung, thiết kế, sản xuất đến phát hành.
Khóa học không chỉ phù hợp với những cá nhân muốn tự xuất bản cho mục đích riêng, còn giúp mọi người phục vụ cho công việc như:
- Xuất bản giáo trình, tài liệu, hồ sơ cho công ty, doanh nghiệp, tổ chức
- Làm sách sưu tầm cho đối tác, nghệ sĩ, triển lãm, sự kiện,…
- Các loại artbook, văn, thơ, ấn phẩm truyền thông, tư liệu…
